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Business

효율적인 업무메일 활용 방법 3 | 라벨 사용방법

저번에 받은 편지함을 정리해야 하는 이유에 대해서 알아봤다면, 이번 포스팅에서는 받은 편지함을 자동으로 정리할 수 있도록 해주는 기능을 알아보겠다. 이것을 도와주는 것이 바로 지메일의 라벨 기능이다.

 

지메일의 라벨 기능만 잘 사용해도 함께 일하면서 메일을 주고받는 업체가 10개든 50개든 업무메일을 알아보기 쉽게 정리가 가능하다.

 

어디로 비워야 하는가?

그럼 받은 편지함에 완료된 이메일을 어디로 보내서 비워야 할까? 지메일에는 아주 오래전부터 라벨이라는 기능이 있다. 자동으로 구글에서 생성해둔 것도 있고 내가 직접 만들 수도 있다. 각 메일의 성격에 따라 라벨을 만들어서 보관하면 된다.

지메일이 기본적으로 제공하는 편지함들

 

인터넷에서 구매한 물건이 결제, 주문 완료되었다는 이메일에는 “주문”이라는 라벨을 붙여주면 된다. 그리고 배송이 시작되었다는 이메일은 “배송”. 그리고 배송이 완료 되었다는 메일에는 “배송 완료”라는 라벨을 달아주면 된다. 지메일 받은 편지함에서 메일 앞부분에 체크 박스에 체크를 하고 메뉴 중에 보관(Archive)을 클릭하면 해당 이메일은 받은 편지함에서 사라지고 해당 라벨 보관함에만 보이게 된다.

즉, 더 이상 확인할 필요 없는 메일 ➔ 라벨 할당 ➔ 보관 순서로 받은 편지함을 비울 수 있게 된다.

 

라벨을 만드는 방법

라벨을 만드는 방법은 아주 간단하다.
지메일의 왼쪽에 보이는 편지함에서 가장 이래 쪽에 보면 More(더보기)를 클릭하면 추가적인 편지함들을 볼 수 있고 Manage labels(라벨 관리하기)와 Create new label(라벨 만들기)로 라벨을 만들 수 있다.

 

또는 오른쪽 상단의 톱니바퀴를 클릭해서 설정으로 들어가면 라벨 탭에서도 라벨을 만들거나 수정할 수가 있다.

 

하위 라벨

그리고 지메일 라벨은 2가지 이상을 적용할 수 있으며, 라벨 밑에 하위 라벨도 만들 수가 있다. 하위 라벨은 업무메일의 양과 종류가 많아지는 경우 요긴하게 사용할 수 있는 기능이다. 현재 본인이 사용하는 업무메일 계정의 라벨들을 보면 다음과 같다.

AD Korea라는 라벨의 하위 라벨로 만들어둔 것들이다. 회사 내부 관련된 이메일들은 모두 AD Korea에 할당하고 있다. 그리고 회사 내부 관련된 메일들도 여러 가지가 있기 때문에 하위 라벨을 만들어서 분류를 한 것이다. 하위 라벨들은 다음과 같은 기준으로 정리가 되어있다.

 

  • Account : 회계 관련 메일
  • Building : 사무실 임대 및 창고 임대 관련 메일
  • Consulting : 경영 컨설팅 업체와 업무 메일
  • Docswave : 직원들 전자결제 관련 메일
  • Education : 교육 커리큘럼 관련 메일
  • Law Firm : 법무법인 상담 메일
  • New items : 신규 아이템 회의 메일
  • Paper : 회사에서 필요한 서류 및 계약서 관련 메일
  • Recruiting : 직원 채용 관련 메일
  • Sales : 영업 관련 메일
  • Staff : 직원 관리 관련 메일

사내 관련된 메일들은 위와 같이 관리하고 있다. 한 가지 더 보여주자면 외부 업체와 관련된 라벨은 B2B라는 라벨 하위에 아래와 같은 라벨들로 정리하고 있다.

 

  • 3PL : 배송대행업체 관련 메일
  • Blogger : 인플루언서 관련 메일
  • Detailing : 디테일링샵 관련 메일
  • Logistics : 국내외 배송업체 관련 메일
  • PR : 홍보업체 관련 메일
  • Self : 셀프세차장 관련 메일
  • Whole 폐쇄몰 : 온라인 쇼핑몰 폐쇄몰 관련 메일
  • Wholesale : 온라인 쇼핑몰 관련 메일

본인의 경우 회사에서 대표이사를 맡고 있고, 카톡보다는 업무메일로 진행하는 일이 많다보니 라벨이 약 80가지까지 늘어난 상태이다. 만약 라벨을 만들어서 적용하지 않았다면 받은 편지함에는 1000통이 넘는 이메일이 쌓여있고 업무는 마비가 되었을 것이다.

 

복수 라벨 적용

그런데 배송대행업체에 관련된 내용이면서 동시에 그 업체의 직원 교육에 관련된 내용이 있을 때는 어떻게 해야 할까? 이럴 때 라벨의 강력한 기능이 발휘된다. 해당 메일에는 3PL, Education, Staff 라는 라벨을 모두 적용시키면 된다. 라벨만 보고도 메일 내용을 뒤져보지 않아도 바로 어떤 내용인지 알 수 있다.

 

다시 한번 강조하지만 받은 편지함을 할 일 처리하는 것처럼 비우는 것은 정말 중요하고, 받은 편지함을 정리하는 것만으로 업무 효율이 많이 향상할 수 있다. 업무 메일이 많은 사람들은 꼭 적용해보는 것을 강력 추천한다.

그런데 이런 라벨을 적용하는 것을 매번 내가 할 필요 없이 자동으로 라벨이 적용되면 엄청 편해질 것 같지 않을까? 지메일이 이런 기능을 이미 제공하고 있다. 바로 필터 기능이다. 다음 포스팅에선 이런 라벨을 자동으로 적용하고 확인할 필요가 없는 이메일을 자동으로 읽음 표시 후 보관하는 것을 도와주는 필터에 대해서 알아볼 예정이다.