회의를 재미있게 진행해야 하는 이유

기업에서 정보를 공유하고 안건을 처리하고 문제를 해결하는데 가장 많이 활용되는 방법이 회의이다. 구성원들은 누구나 다 이런 저런 회의에 참석한다. 특히 임원과 관리자들은 자기 시간의 상당 부분을 회의에 할애한다. 그럼에도 불구하고 회의가 얼마나 생산적인지, 업무에 얼마나 도움이 되는지에 대해서는 많은 구성원들이 의문을 제기한다. 심지어 어떤 구성원들은 회의를 왜 하는지 모르겠다며 냉소적인 태도를 보인다.

회의는 모든 구성원들이 적극적으로 참여해서 솔직하고 활발하게 의견을 주고받는 가운데 문제를 해결하고 일에 대한 의욕을 재충전할 수 있는 기회이다. 그런데 몇 사람의 이야기로만 회의가 진행된다면 다수가 모이는 회의를 왜 하는가? 조용히 들어와 할 일과 스트레스만 받아가는 회의는 과감하게 바꾸어야 한다.

리더는 구성원들의 창의성과 열정, 책임감 그리고 한번 해보자는 분위기가 넘치는 회의 분위기를 만들어야 한다. 구성원들이 하나 둘씩 모이면 웃음과 활력이 저절로 넘치는 그런 회의가 되어야 한다. 이처럼 회의 분위기에 활력과 생동감이 넘칠 때 독창적인 아이디어는 물론 끝까지 해내겠다는 사기와 책임감도 자연스럽게 높아진다.

회의의 생산성은 바로 회의의 활력에서 비롯된다고 해도 과언이 아니다. 회의의 효율과 생산성을 높인다고 고리타분하게 사전 준비만 강조할 것이 아니라 먼저 분위기를 생동감 있게 만들어야 한다는 말이다. 분위기가 무겁고 딱딱하다면 구성원들의 마음이 얼어붙어 평소 늘 갖고 있던 좋은 아이디어도 순간적으로 생각이 안 난다. 사전 준비를 아무리 많이 한다고 해도 회의 자체가 부담스러우면 준비한 것을 말하는 것도 어색하고 스트레스만 늘 뿐이다. 따라서 구성원들이 보다 솔직하고 자유롭게, 적극적으로 자신의 생각을 내놓을 수 있도록 하려면 무엇보다도 회의 분위기에 활력을 불어넣어야 한다.

회의 분위기를 재미있게 하려면 말로는 안된다. 때때로 좀 엉뚱한 방법을 쓸 필요가 있다. 인디애나에 있는 지티이(GTE) 데이터 서비스사는 회의 진행자가 디즈니 캐릭터의 하나인 구피(Goofy) 모자를 쓰고 나타난다. 그리고 디즈니 만화에 나오는 구피와 같은 코믹한 행동을 보인다. 물론 참가자들도 돌아가면서 구피의 역할을 한다. 구피 캐릭터와 같은 행동과 말투로 회의의 내용을 전달하고, 의견을 모으고, 안건을 처리하며, 회의에 올려진 문제를 해결한다.

일리노이 주에 있는 에이지아이(AGI)사의 최고 경영자인 리차드 블록은 월례 회의를 시작할 때, 참가자들에게 자신을 가장 당혹스럽게 할 수 있는 질문을 하도록 제안한다. 그는 항상 질문자 중에서 가장 당혹스러운 질문을 한 사람에게 간단한 시상을 하는 것으로 회의를 시작한다. 회의를 진행할 때 장난감을 가지고 노는 것으로 시작하는 회사도 있다.

최고 경영자의 이런 노력은 구성원들의 심리적 거리감을 줄여 의견을 자유롭게 개진하도록 하기 위한 것이다. 회의를 재미있게 하면 일 자체도 재미있다. 회의에서 재미있는 활동이나 사례 또는 유머 등은 회의 분위기를 부드럽게 하고 구성원들의 적극적인 참여를 이끌어 내는 훌륭한 촉진제이다. 물론 이런 모든 활동은 회의 초기에 아이스 브레이킹(ice-breaking), 즉 친밀감 형성과 자유로운 분위기 조성에 기여하는데 특히 상하간의 심리적 거리를 줄여 솔직한 대화를 촉진한다.

결국 회의 분위기를 보다 재미있게 만들려는 것은 구성원들이 보다 솔직하게 자신의 생각과 느낌을 이야기 하고, 구성원들간의 스트레스를 줄여 심각한 문제라도 적극적으로 풀어내기 위한 것이다. 또한 재미있는 회의 진행은 구성원들이 회의 주제에 대하여 보다 창의적이고 도전적으로 접근할 수 있도록 한다. 그래서 회의가 재미있을수록 일에 대한 구성원들의 자발과 헌신이 높아지는 것이다.