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Business

효율적인 업무메일 활용 방법 1 | 지메일 사용

이메일은 업무를 하는 데 있어서 꼭 필요한 도구라는 것을 부정하는 사람은 없을 것이다. 업무메일을 효과적으로 사용하는 방법만 알더라도 업무효율을 2배 이상 향상할 수 있다. 그리고 정리만 잘해놔도 업무메일을 검색하는데 쓸데없는 시간을 낭비할 필요도 없다. 지금 본인이 이메일을 업무에 제대로 활용하고 있는지 아래 내용을 보고 확인하길 바란다.

- 개인 이메일 계정과 업무 이메일 계정을 분리해서 사용 중인가?
- 받은 편지함(Inbox)에 읽은 이메일은 정리가 되어있는가?
- 이메일 종류 별로 분류할 메일함 또는 라벨이 10가지 이상으로 정리되어 있는가?
- 정기적으로 오는 이메일을 자동으로 분류하는 규칙을 만들었는가?
- 광고 메일이나 구독 메일에 대한 처리 방법은 알고 있는가?
- 진행 중인 프로젝트와 종료된 프로젝트를 나누는 방법이 있는가?
- 여러 계정 통합용 이메일 클라이언트(프로그램)을 사용 중인가?

 

위 내용 중 한가지도 본인 이메일에 적용되지 않고 있다면 엄청나게 비효율적으로 일을 하고 있다는 증거이다.

 

아마 대부분의 사람들이 업무메일 계정을 따로 가지고 있지 않고 개인용 메일 계정과 혼용해서 사용하고 있고, 받은 편지함에는 광고 메일, 제품 구매 안내 메일, 배송 안내 메일, 예약 안내 메일 그리고 업무 메일까지 뒤섞여서 있을 것이다. 게다가 읽지 않은 메일, 읽기 싫은 메일까지 쌓여있을 것이다.

 

이메일을 어떻게 효율적으로 사용하는지 알 수 없기 때문에 이 사단이 일어난 것이고 마치 정리할 수 없는, 하기 싫은 옷장처럼 엉망진창일 것이다. 이메일을 효율적으로 정리하는 방법만 알게 되면 엄청난 시간을 확보할 수 있고 결국 모든 업무를 엄청나게 효율적으로 처리할 수 있게 된다.

 

지메일 Gmail 사용하는 이유

이제까지 나는 구글의 지메일(Gmail)을 20년 넘게 사용해온 이유는 위에서 언급한 모든 것들이 가능하기 때문이다.

 

나의 받은 편지함은 언제나 깨끗하게 정리가 되어 있고, 대부분의 이메일이 오는 즉시 라벨이 자동으로 붙거나 내가 직접 라벨을 지정한다. 인터넷에서 구매한 결제 및 주문 완료 메일은 도착하자마자 “주문”이라는 라벨이 자동으로 붙어있다.

 

어떤 메일들은 내가 나중에 검색해서 확인해보면 되기 때문에 받은 편지함에 보관되는 것을 건너뛰고 라벨이 붙으면서 해당 라벨 보관함으로 보내진다. 외부 업체와 진행하고 있는 프로젝트는 해당 프로젝트가 끝나자 마자 받은 편지함에서 프로젝트 라벨 보관함으로 이동된다.

네이버나 다음 등에서 제공하는 이메일은 (아직까지 내가 사용해본 결과) 이런 기능이 전혀 제공되지 않는다. 그런 메일 서비스가 제공하는 딱 하나 좋은 점은 대용량 파일 전송이 가능하다는 것뿐이다. 대신 지메일은 구글 드라이브에 대용량 파일을 올려서 상대방도 다운로드할 수 있도록 해준다.

 

그럼 이제부터 지메일의 여러가지 기능들을 알아보고, 어떻게 하면 효율적으로 사용할 수 있을지 하나씩 알아보도록 하겠다. 우선 지메일의 기능을 알아보기 전에 가장 중요한 받은 편지함을 정리해야 하는 이유부터 알아보겠다. 다른 포스팅을 보기 전에 받은 편지함을 정리하는 포스팅을 꼭 읽어보길 바란다.

 

효율적인 업무메일 활용 방법1 지메일 활용
효율적인 업무메일 활용 방법2 받은 편지함 정리
효율적인 업무메일 활용 방법3 라벨 사용방법
효율적인 업무메일 활용 방법4 필터로 자동화 하기
효율적인 업무메일 활용 방법5 이메일 클라이언트