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Business

효율적인 업무메일 활용 방법 2 | 받은 편지함 정리

효율적인 업무메일 활용 방법 1편에 이어서 지메일의 기능을 알아보기 전에 이메일 자체를 효율적으로 사용하려면 정리부터 해야 한다. 정리가 되어 있지 않으면 기본적으로 효율적인 사용은 불가능하다. 따라서 아직 정리도 못하는 사람들을 위해서 받은 편지함을 정리하는 것이 왜 중요한지 알려주겠다.

받은 편지함을 비워야 한다.

현재 본인이 사용하는 지메일의 받은 편지함이다

받은 편지함은 처음 이메일 계정에 접속하면 보이는 첫 화면이다. 받은 편지함에 메일이 가득 쌓여있다는 것은 마치 당신이 드레스룸에 들어가자마자 정리가 전혀 안되어 있는 옷가지들이 바닥에 어지럽혀져 있다는 것과 같다. 당신은 그 방에 옷을 고르러 들어가고 싶은가? 아니면 깔끔하게 정돈된 드레스룸에 들어가 내일 입을 옷을 고르고 싶은가?

인터넷으로 물건을 주문하면 주문 메일이 온다. 주문 메일은 배송 안내 메일이 오는 순간 받은 편지함에 있을 이유가 없어진다. 그럼 배송 안내 메일은 내가 송장번호를 “스마트택배”나 “Parcel” 같은 앱에 입력하는 순간 받은 편지함에 있을 필요가 없다. 그렇다면 배송 완료 메일은? 아예 받은 편지함을 거치지 않고 “배송 완료” 라벨 보관함으로 보내져도 전혀 상관없지 않은가?

받은 편지함에 있어야 하는 이메일은 현재 진행 중인 업무 또는 프로젝트에 대한 이메일만 있어야 한다. 물건 주문한 내역에 관련된 메일들이 받은 편지함에 중요한 업무메일과 섞여 있을 필요도 이유도 없다. 그렇게 어지럽혀진 받은 편지함으로는 업무에 집중할 수 있을리가 없다.

받은 편지함은 할 일 리스트이다. 

위에서 언급한 것처럼 주문 확인 메일처럼 다시 확인할 필요가 없는 이메일은 받은 편지함에 있을 필요가 없다. 현재 진행 중인 업무 관련된 메일들과 섞여서 업무를 방해할 뿐이다.

 

받은 편지함에 남이있는 업무메일은 현재 내가 해야 하는 일이 남아있다는 의미이다. 계속 진행사항을 확인하고 처리해야 남아있는 할 일인 것이다.

 

 

예를 들어, 디자이너라면 디자인 시안 및 견적에 대한 메일을 주고 받고 있을 것이다. 견적이 확정되면 견적 관련 메일은 사라져야 한다. 그리고 다시 디자인 시안에 대한 업무 메일이 오고 갈 것이다. 시안이 확정되고 결정된 시안에 대한 수정 업무가 시작되면 당연히 디자인 시안에 관련된 메일은 받은 편지함에서 사라져야 한다. 그리고 현재 할 일인 시안 수정에 대한 메일만 받은 편지함에 있는 것이다.

위의 업무 메일 처리 과정을 보면 뭔가 떠오르는 것이 있지 않은가? 그렇다. 이메일을 투두 리스트 같은 할 일 관리 프로그램처럼 사용하면 되는 것이다. 할 일이 완료되면 그것에 관련된 이메일은 받은 편지함에서 사라지고, 현재 진행 중인 할 일들만 남아있게 되는 것이다. 이렇게 관리하면 현재 내가 해야 하는 일, 진행 중인 업무에 집중할 수 있게 되고 업무 효율이 향상되기 시작한다.

 

 

그렇다면 각종 주문 메일과 결정된 견적 메일, 완료된 디자인 시안 메일들은 어디로 보내야 하는 것일까? 지메일의 강력한 기능인 라벨이 이 모든 것들을 처리해준다.

 

다음 포스팅에서는 지메일의 강력한 기능 중 하나인 라벨에 대해서 알아보겠다. 라벨을 활용하여 이메일을 분류하는 방법, 보관하는 방법, 자동으로 라벨을 적용하는 방법 등을 알게 되면 받은 편지함을 깨끗하게 정리할 수 있다. 그리고 덕분에 효율적으로 업무를 할 수 있게 되고 시간을 확보하게 된다.

 

이를 통해 여러분이 확보한 시간은 다른 업무를 더 처리할 수 있거나, 시간이 남는다면 자기 개발에 도움이 되는 공부를 할 수도 있을 것이다. 이런 행동들은 여러분의 연봉 또는 수익을 올려줄 것이다.

 

효율적인 업무메일 활용 방법1 지메일 활용
효율적인 업무메일 활용 방법2 받은 편지함 정리
효율적인 업무메일 활용 방법3 라벨 사용방법
효율적인 업무메일 활용 방법4 필터로 자동화 하기
효율적인 업무메일 활용 방법5 이메일 클라이언트

 

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